2022-07-25

在日本如何设立和注销分支机构

作者: 吴婷 密世玮 刘智慧

据商务部统计,截至2020年底,在中国累计利用外资来源国排名中,日本位居首位;中国企业、特别是民营企业的对日直接投资(其中不乏跨境电商、电子支付、新能源等新模式和新技术领域的投资)亦已达到44.6亿美元。[1]

另一方面,由于中美贸易摩擦加剧以及2020年以来的新冠疫情的影响,使得刚刚走出去不久的中国企业遭遇了一系列外部环境的重大变化,有些企业被迫重新定位其在日本市场的发展规划。此时,有一些企业选择了暂时关闭已经设立的据点,减少成本消耗,同时,转变经营模式。即由最初的积极设置据点、谋求深度参与市场的模式,向谨慎投资、主要通过合同控制参与市场的模式转变。

在前述背景下,近两三年涉及在日本投资相关的主要法律议题,呈现出新设与注销双增的现象。被客户最多问到的两类问题是:(一)如何在日本设立据点;(二)如何关闭注销已在日本设立的据点。

为此,本文拟从这两个方面入手,跟大家分享一些有关投资日本的法律法规以及实务操作的情况,供读者参考。另,本文内容只是一般性介绍,并不适用于具体个案的处理。具体个案还是需要请专家提供更进一步的针对性专业意见。

一、日本法的“分支机构”及其优势


日本法下,就外国企业以新设据点方式对日进行投资,主要提供了三种方式:①设立日本子公司、②开设常驻代表机构以及③设立分支机构(类似中国法下的分公司概念)。

以上三种方式中,①和②对于中国投资者而言较为熟悉,而③在中国法下没有直接对应的模式,所以大家相对比较陌生。

然而,在对日投资的实务中,分支机构由于其便利性、灵活性等特点,是外国企业常用的一种新设方式。接下来,本文将重点介绍分支机构的设立与注销。

首先,什么是分支机构?与子公司、常驻代表机构相比,它具备哪些特点呢?我们结合日本法的相关规定及实务操作,特将三种方式的对比整理如下表[2]

123.png

综上,我们可以看出:分支机构的设立、注销手续相对简单,但它同时又可以满足外国企业实际开展经营活动的需求,是一个很好的起步尝试模式。企业可以通过设立分支机构,在成本可控的情况下实际开展经营,避免一下子因摊子铺得过大而带来诸多不确定性。

二、设立分支机构的准入限制

在日本,《外汇及外国贸易法》(日语:外国為替及び外国貿易法,以下称“外汇法”)是规定外商投资行为的最重要的基本法律。

根据《外汇法》第26条第2款[3]的规定,外国企业在日本设立分支机构属于“对内直接投资”行为的一种,被纳入外商投资管理的范畴之中。

而针对所有的“对内直接投资”行为(包括但不限于设立分支机构),《外汇法》确立了限制性行业事前审批制度。前述限制性行业是指“可能危害国家安全、妨碍公共秩序、影响公共安全或者可能影响日本经济顺利运行的领域”(《外汇法》第27条第3款)。

具体的限制性行业名单由日本内阁府、财务省及各行业主管部门发布的《规定指定行业的告示》(日语:指定業種を定める告示)及《规定核心行业的告示》(日语:コア業種を定める告示)详细列明,包括武器、宇宙开发、电力业、自来水业、铁路业、石油业等领域。

若涉及上述限制性行业领域的对内直接投资,则外国企业需要在拟实施交易或者投资之前向财务大臣以及相应行业主管大臣提出投资申请。财务大臣以及相应行业主管大臣进行审查,法定审查期限为30天,理论上,申请被受理之日起30天内,外国企业不得进行任何对内直接投资相关的行为(《外汇法》第27条第2款),只有经过审查并获得批准后,方可实施具体的对内投资相关的行为。

对于除限制性行业领域之外的其他行业领域,则无需事前审批,而是在发生投资相关的交易或行为之日的次月15日以前,向财务大臣和行业主管大臣提交事后报告即可。

三、设立分支机构的手续

根据日本《公司法》的规定,若外国企业想要持续性地在日本展开经营活动,必须完成相应的登记[4]。根据日本《公司法》、《商业登记法》等法律法规,以及日本法务局官网[5]的说明,在日本登记分支机构的流程一般分为以下四步:

(1)确定代表、住所等分支机构的登记事项。

根据日本《公司法》第933条第2款[6]的规定,外国企业登记分支机构时,必须以其原企业形态为依据,并在日本法项下选择与其相同或最为近似的一种法人形态来确定分支机构的登记事项。例如,中国的股份有限公司在日本注册分支机构,就需要遵照日本法下的株式会社分支机构的登记事项来进行登记。

分支机构应当选任在日本拥有住所代表,该代表不必须是日本国籍。

分支机构的代表相当于日本法人的代表取缔役(类似中国法下的董事长)职务,可以在日本开展与其原所属国国内企业的业务相一致的一切经营行为。根据日本《商业登记法》第128条[7]的规定,代表亦应作为分支机构的申请人,申请办理分支机构的设立登记手续。

(2)在法务局进行名称预核。

需要事先调查是否已经存在相同的商号,然后选择并确定一个不重复的、可以使用的分支机构名称。

(3)提交申请文件。

根据日本《商业登记法》第129条第1款[8]的规定,外国企业在登记成立分支机构时,必须将申请书与四类证明文件作为附件一起提交。

实务中,这四类证明文件具体到中国企业的情况时,一般需要中国企业提供其营业执照、章程及任命日本分支机构代表的任命函。

上述文件(涉及登记事项的部分)需要提供日文翻译,并且需要中国的公证机关进行公证及/或我国驻日领事馆进行认证。

如果营业执照、章程及任命函每份中文文件都附带日文译文,且在中国公证或经驻日领事馆认证,则准备起来比较耗时费力。所以,实务中,一般可以通过中国企业的法定代表人或日本分支机构代表制作的《宣誓供述书》的形式(《宣誓供述书》需要在中国公证机关公证或在驻日领事馆进行认证),简化相关证明文件的准备手续。

另,除上述文件外,如果是委托代理人提交申请的,还需要提交《委托书》。

(4)向法务局申请登记成立分支机构。

一般来说,申请由日本分支机构的代表向法务局直接提交。提交申请时,需要支付登记许可税费。同时,如已经有了分支机构代表的专用印章,也可以一并提出日本分支机构代表的印章备案(并非必须)。登记完成后,就可以以分支机构名义在日本的银行开户了。

四、分支机构注销的手续

1.分支机构注销登记的方式

根据JETRO网站,分支机构的注销登记包括分支机构闭锁登记全部代表的退任登记(以下合称“注销登记”)。

日本司法当局的逻辑是,如果在日本的全部代表没有完成退任,日本分支机构的登记簿也无法闭锁。其原因是,只要还有登记在册的代表,分支机构就可以在日本开展经营活动[9]。而如果所有的代表都退任了,即可视作日本分支机构完成闭锁。

以上两种登记方式只要完成其中一种,理论上,都产生了分支机构注销的法律效果。因此,实务中,大多数外国企业都会采用代表退任登记的方式来完成注销登记。

2.分支机构注销登记的步骤

分支机构向主管法务局提交注销登记申请及所需的相关资料,并缴纳登记许可税费后,主管法务局将对该分支机构的登记簿进行闭锁,闭锁后两周,则可取得闭锁事项证明书,从而标志着该分支机构正式被注销。

负责办理分支机构注销登记的主管法务局是指,如果以分支机构的营业场所地址进行登记的,应向营业场所所在地的管辖法务局提交注销申请;以分支机构代表的住所登记的,应向该代表的住所所在地的管辖法务局提出申请。

另外,在准备申请所需的资料时,有以下几个难点,值得注意。

(1)分支机构的在日所有代表均退任的宣誓供述书

根据日本《商业登记法》第130条第1款[10]的规定,分支机构在日本的所有代表退任的,必须提交能证明这一退任决定的、来自该分支机构所属外国企业本国的管辖机关或者是在日本有领事权限的官方机构所出具的认证文件。

就中国企业分支机构而言,由于上面所说的“文件”具体指中国的哪个机关出具的何种文件并不明确,实践中,需要根据具体情况,与主管法务局事先进行沟通确定。我们之前的案例经验是,经过与中日双方相应主管部门的沟通,最终日本的主管法务局认可了我们客户提交的:经过中国公证机构公证的、附带有日语翻译的、载明中国总部做出关于日本所有代表退任之决议的《宣誓公证书》的公证书原件。并且,因为根据日本《商业登记法》规定,经公证后,《宣誓供述书》不再需要进行其他认证(包括驻日大使馆的认证),从而大大节省了客户的时间成本。

(2)至少30天以上的官报公告

根据日本《公司法》第820条第1款[11]规定,对于已登记的外国企业分支机构,在日本的所有代表(仅限在日本有住所的)退任时,需在官报上就“该外国企业分支机构的在日代表将会退任、债权人对此可提出异议”这一内容公示一个月以上。

公告样本如下:

2.jpg

实务中,退任公告一般会在申请刊登起10天后正式刊登,即,如果公司预计在3月末完成日本代表退任手续,最迟需要在2月中旬申请官报刊登(等待刊登期10天+公告期30天)。如果对退任时间点要求比较高的,请注意提前预留足够的官报公告手续时间。

(3)债权债务的处理

根据日本《公司法》第820条第2款[12]规定,分支机构办理日本代表退任登记,除进行官报公告,让债权人在公告期内申报债权之外,对于已知的债权人,还需要进行单独催告(即告知其限期内申报债权)。

  • 如果分支机构有已知债权人,在办理退任登记时,需要提供向债权人发出的催告书及债权人名册,或者提供已经清偿债务或对债务提供了担保或信托的呈报书,又或者该退任对债权人不会产生损害的呈报书。

  • 如果分支机构没有债权人,在办理退任登记时需要提供没有债权人的呈报书。

与此相关,为了能够按时顺利地注销分支机构,需要事前对分支机构的债权债务关系进行全面准确的梳理,根据每个合同关系,确认具体的终止合同的条件、时间等。这里不仅仅是业务合同、甚至是维持分支机构运作的一些水、电、电话等的撤除等都需要考虑在内。如果提前梳理不够仔细,在递交申请前突然发现还有没有终止的合同关系存在,那么,可能为了等待某一合同关系的终止不得不延后注销时间,从而导致增加了注销成本。

除此之外,如果分支机构尚有员工,那么在分支机构的注销过程中,还需要格外注意解决好员工的安置问题。

在日本注销分支机构,理论上,并不必须委托律师(辩护士)进行,也可以委托司法书士,甚至分支机构自行办理亦可。但是,在注销过程中,往往会涉及各种合同关系(包括劳动关系)的处理、甚至需要与相对方进行协商谈判,建议还是提前咨询专业人士,争取合法合规处理干净后再进行注销。

最后,值得一提的是,在注销分支机构的过程中,分支机构代表印章、银行卡、钱款资材、甚至含有商业秘密的文件、电脑等的保管及处置也是需要高度重视的。必要的时候,可以通过设置两条以上的汇报渠道(一条是当地员工内部上报途径、一条是外部委托律师汇报途径)的方式,达到相互协助、相互监督的效果,以便中国企业国内总部掌控整个注销过程的合规管理。


1.参见中国商务部官网《对外投资合作国别(地区)指南-日本》(2021年版)。

2.根据JETRO(独立行政法人日本貿易振興機構)网站等信息总结制作。

3.「外国為替及び外国貿易法」第二十六条2項 対内直接投資等とは、次のいずれかに該当する行為をいう。…六 本邦における支店等の設置又は本邦にある支店等の種類若しくは事業目的の実質的な変更(前項第一号又は第二号に掲げるものが行う政令で定める設置又は変更に限る。)…

4.「会社法」第八百十八条1項 外国会社は、外国会社の登記をするまでは、日本において取引を継続してすることができない。 

5. 日本法務省 https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00275.html

6.「会社法」第九百三十三条2項 外国会社の登記においては、日本における同種の会社又は最も類似する会社の種類に従い…次に掲げる事項を登記しなければならない。

7.「商業登記法」第百二十八条 外国会社の登記の申請については、日本における代表者が外国会社を代表する。

8.「商業登記法」第百二十九条1項 会社法第九百三十三条第一項の規定による外国会社の登記の申請書には、次の書面を添付しなければならない。

一 本店の存在を認めるに足りる書面

二 日本における代表者の資格を証する書面

三 外国会社の定款その他外国会社の性質を識別するに足りる書面

四 会社法第九百三十九条第二項の規定による公告方法についての定めがあるときは、これを証する書面

9.根据日本《公司法》第936条,如果营业所闭锁但驻日分支机构的代表并没有全部退任的,应在三周内在营业所所在地进行营业所的闭锁登记,并在四周内在日本代表住所地进行外国企业的设立登记。也就是说,营业所的闭锁并不必然导致外国分支机构的闭锁,如果还有在日本有住所的代表,应在代表住所所在地重新进行设立登记。

10.「商業登記法」第百三十条1項 日本における代表者の変更又は外国において生じた登記事項の変更についての登記の申請書には、その変更の事実を証する外国会社の本国の管轄官庁又は日本における領事その他権限がある官憲の認証を受けた書面を添付しなければならない。

11.「会社法」第八百二十条1項 外国会社の登記をした外国会社は、日本における代表者(日本に住所を有するものに限る。)の全員が退任しようとするときは、当該外国会社の債権者に対し異議があれば一定の期間内にこれを述べることができる旨を官報に公告し、かつ、知れている債権者には、各別にこれを催告しなければならない。ただし、当該期間は、一箇月を下ることができない。

12.「会社法」第八百二十条2項 債権者が前項の期間内に異議を述べたときは、同項の外国会社は、当該債権者に対し、弁済し、若しくは相当の担保を提供し、又は当該債権者に弁済を受けさせることを目的として信託会社等に相当の財産を信託しなければならない。ただし、同項の退任をしても当該債権者を害するおそれがないときは、この限りでない。


联系我们
地址:北京市朝阳区东三环中路5号
财富金融中心20层(邮编100020)
电话:+86 10 8560 6888
传真:+86 10 8560 6999
邮件:haiwenbj@haiwen-law.com
地址:上海市南京西路1515号
静安嘉里中心一座2605室(邮编200040)
电话:+86 21 6043 5000
传真:+86 21 5298 5030
邮件:haiwensh@haiwen-law.com
地址:香港中環皇后大道中16-18號
新世界大廈19樓1902室
电话:+852 3952 2222
传真:+852 3952 2211
邮件:haiwenhk@haiwen-law.com
地址:深圳市福田区中心四路1号
嘉里建设广场第三座3801室(邮编518048)
电话:+86 755 8323 6000
传真:+86 755 8323 0187
邮件:haiwensz@haiwen-law.com
地址:成都市高新区交子大道233号
中海国际中心C座20楼01单元(邮编610041)
电话:+86 28 6391 8500
传真:+86 28 6391 8397
邮件:haiwencd@haiwen-law.com
地址:海南省海口市美兰区国兴大道5号海南大厦主楼35楼3508-3509房
电话:+86 898 6536 9667
传真:+86 898 6536 9667
邮件:haiwenhn@haiwen-law.com
关于提示公众注意的声明

海问律师事务所近期收到反映,有不法分子冒充本所律师,推销投资产品。该行为涉嫌诈骗,且严重损害了本所声
誉,本所对此表示高度重视,并特此向公众声明。

×