在笔者处理的代表原告的大量仲裁实务中，或者是担任仲裁员的案件中，时常会遇到被告缺席仲裁程序的情况。被告缺席仲裁或在仲裁不参与抗辩的原因可能有很多种，通常包括被告拒绝认可仲裁庭的管辖权，其资产不会受到执行仲裁裁决的威胁，鉴于没有成功抗辩的可能性而采取“鸵鸟政策”，抑或是希望以“睁一眼闭一眼”的方式将仲裁乃至索赔拖垮。无论何种原因，在被告缺席仲裁的情况下，原告都需要更加谨慎地处理仲裁程序，每一步都要如履薄冰，尽可能确保在获得胜诉裁决之后可以得到有效执行。
很多时候，在原告决定启动仲裁之前，就可以知晓或至少感觉到被告大概率不会参与仲裁程序。因此，原告在启动仲裁之前有必要采取相应的预防措施。特别是在执行仲裁裁决的阶段，被告很可能会以他没有收到有效仲裁通知书或未能参与指定仲裁员为由，拒绝承认和执行仲裁裁决。这两项理据都是《纽约公约》中明确予以规定的。为了避免授人以柄，原告就需要确保在启动仲裁时，将仲裁通知书有效地送达给被告。何为构成《纽约公约》第五条中规定“适当通知”，取决于缔约国或相关司法管辖区的法律规定。无论如何，为了避免被告利用此项理据拒绝仲裁裁决的执行，原告应该将其仲裁通知，以及之后向仲裁庭提交的诉状或文件，穷尽所有有效可行的方式送达给被告，并保留通过这些方式进行送达的证明文件。原告还需要确保仲裁庭或者对仲裁进行管理的仲裁机构，也以同样方式送达相关文件并保留相关送达证明。上述所有有效可行的方式，通常包括电子邮件、传真、快递或挂号信等。在理想情况下，送达还应以用手递交的方式进行，如有必要可以委托被告所在地的律师或专门负责送达传票的服务人员(process server)来予以协助。如果相关仲裁规则对如何启动仲裁程序进行了规定，那么原告最起码需要严格按照相关要求将仲裁通知送达给被告。至于证明送达的相关文件，如果是邮件，那么一般都需要选择收到“自动送达回执”(Delivery Receipt)和“已读回执”(Read Receipt)，即便被告在收到邮件后通常会拒绝发送已读回执。有关传真、快递和挂号信，正常情况下都会有相应的发送成功通知或送达回执。至于通过用手递交的方式，最好是有被告公司前台或个人的印章或签字确认收妥文件；如果没有或遇到公司或个人拒绝签收，那么则需要通过照相方式证明文件已经递交，并且需要负责递交的人应尽快制作一份证词，确认在何时何地已经将文件递交给被告，并记录在递交过程中发生的情况。上述措施可能听上去既夸张且繁琐，但防患于未然，现实中却是非常必要的。在仲裁开始颇费周章地避免仲裁启动程序存在任何瑕疵，总比大费周章取得仲裁裁决之后，面临被告“挑刺”甚至成功拒绝执行的结果要好得多。很多时候，亡羊补牢，可能为时已晚。作为《纽约公约》规定的另一项拒绝执行仲裁裁决的理据，被告可能会主张在仲裁程序中他未能适当地给予机会来陈述案件。在处理被告缺席抗辩的仲裁案件中，如果原告因此感觉案件已经十拿九稳而飘飘然，那就犯了兵家大忌。就算被告全程缺席仲裁，或者在仲裁程序中的某个阶段保持沉默，原告也需要确保遵守仲裁程序，并尽可能在其起诉书中详细陈述案情及索赔主张，避免之后因为不能提交补充材料而错失陈述机会。同时，原告需要有心理准备的是，在被告缺席仲裁的情况下，仲裁庭通常都会多次给被告延期，务求在程序上尽可能确保公平，避免被告事后以仲裁庭处理仲裁程序不公正为由主张撤销仲裁裁决。另外，需要谨记的是，获得一份胜诉仲裁裁决远非案件的终结。在很多案件中，如果被告未有参与仲裁程序，仲裁庭并非对原告主张听之任之，反而可能会更严格地考虑相关诉讼请求。取决于仲裁裁决执行地在哪里，原告还需要考虑是否有必要举行开庭聆讯，而非只是让仲裁庭作文件审理(documents only)。一旦举行开庭聆讯，那么原告需要安排事实证人接受仲裁庭针对相关事实问题进行询问。这样做可以确保仲裁庭在其仲裁裁决中所采信的事实都是经过仔细甄别的。此外，原告还需要提醒仲裁庭，在仲裁裁决中尽量将仲裁程序的每一个重要阶段写清楚。这样做的目的是为确保可以证明，即使缺席仲裁，被告依旧获得公平对待，有充分机会陈述其案件和主张。在《纽约公约》项下还有一些被告可以主张拒绝执行仲裁裁决的理据，例如根据相关国家法律争议事项不能通过仲裁进行解决，或承认或执行仲裁裁决违反该国公共政策。因此，有时候可能有必要寻求被告所在地律师的法律意见，确认仲裁裁决在执行期间可能面临的问题。被告还可能主张，在签订仲裁协议时不具备行为能力，或仲裁协议无效。如果被告是一家公司，那么相关主张就取决于该公司注册地的相关法律规定。例如，在笔者处理的一个伦敦仲裁案中，被告主张根据其注册地国家法律规定，相关争议不能通过境外仲裁进行解决。在意识到仲裁裁决执行过程中可能面临障碍的情况下，通过在仲裁过程中采取相应预防措施，原告可以降低因为被告缺席仲裁而无法执行仲裁裁决所面临的风险。如上所述，关键点在于，原告应尽可能将仲裁程序中都书面化和文件化，详细记录所经历的每一步，从而可以证明仲裁程序是本着公平公正公开的原则进行的。
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